Cómo mantener reuniones laborales eficaces según la ciencia
Ya sea que trabajemos de manera informal, en oficinas, con labores rutinarias o que demanden mucha creatividad y dinamismo, dedicamos varias horas semanales a reuniones que se relacionan con algún aspecto laboral. De manera particular los gerentes y responsables de recursos humanos invierten tiempo en estos encuentros. La cuestión es que con posterioridad, los asistentes suelen calificarlas como ineficaces, lo cual representa una pérdida de tiempo y dinero.
Tras una revisión de casi 200 estudios científicos sobre este tópico, investigadores de las Universidades de Clemson y Nebraska ofrecen una hoja de ruta con claves para desarrollar reuniones efectivas (Mroz, Allen, Verhoeven, & Shuffler, 2018):
Antes de las reuniones
- Diseño de reuniones
- Convoque una reunión solo cuando sea necesario.
- Programe la duración de la reunión para que se ajuste a los objetivos de la misma; evite las reuniones largas.
- Mantenga reuniones de tamaño pequeño, incluya sólo a aquellas personas cuya experiencia y conocimiento sean necesarios.
- Adapte la tecnología a los objetivos de la reunión: utilice medios aptos (como videoconferencias, o teleconferencias con adecuada calidad) para los asistentes virtuales.
- Responsabilidades del líder y los asistentes
- Establezca objetivos claros y resultados deseados para la reunión. Prepare una agenda y distribúyala por adelantado.
- Asegúrese de que la reunión sea relevante para todos los invitados. Asista preparado, revise la agenda de antemano.
- Asegúrese de que los dispositivos que se utilizarán funcionen y estén listos para funcionar antes de la hora de inicio de la reunión.
Durante las reuniones
Responsabilidades de los asistentes
- Llegue temprano (o a tiempo).
- Evite las quejas, el comportamiento de comunicación dominante y las declaraciones verbales inapropiadas.
- Evite realizar actividades no relacionadas y la no participación.
Responsabilidades del líder
- Siga una agenda que establezca objetivos y resultados claros para la reunión.
- Comience la reunión a tiempo.
- Evite las distracciones y la multitarea durante la reunión.
- Permita que los asistentes participen en el proceso de toma de decisiones. Si ya se tomó una decisión, avíseles a todos.
- Anime activamente a todos a participar.
- Intervenga cuando los patrones de comunicación interpersonal se vuelvan disfuncionales.
Después de las reuniones
La investigación muestra que las acciones tomadas mucho después de que finaliza una reunión pueden hacer o deshacer las percepciones de los asistentes sobre el éxito de la misma.Corto plazo
- Envíe las actas de las reuniones y los elementos de acción inmediatamente después de la reunión.
- Evalúe brevemente la satisfacción y la calidad de la reunión inmediatamente después de finalizada, para informar el diseño de futuros encuentros.
A largo plazo
- Incorpore la satisfacción con la reunión como un componente de la participación de los empleados en toda la organización, a través de encuestas de satisfacción.
- Haga que los líderes examinen críticamente las reuniones de rutina para determinar su necesidad y valor.
Mroz, J. E., Allen, J. A., Verhoeven, D. C., & Shuffler, M. L. (2018). Do We Really Need Another Meeting? The Science of Workplace Meetings. Current Directions in Psychological Science, Vol. 27, pp. 484-491. https://doi.org/10.1177/0963721418776307
Fuente: Quartz
http://www.psicologosmontevideo.com/lic-psic-gonzalo-cosenza
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